计量技术规范文件管理制度

计量技术规范文件管理制度

本制度规定了我厂的计量检定规程、技术规范等技术文件的管理。

1职责
1.1计量管理部门负责人负责计量技术文件的采购批准。
1.2计量标准负责人负责计量技术文件的审核
1.3文件资料管理员负责计量检定规程等技术文件的受控、发放、归档并保持现时有效。

2 计量技术文件的分类
外来文件：国家计量法规以及计量检定规程、计量校准规范、国家标准等技术文件；
内部技术文件：计量内部校准方法、计量检定操作程序、量值传递溯源图等计量技术性文件。

3 外来文件收集与识别
计量标准负责人通过技术文件发行机构或外出参加相关计量培训，收集外来文件（特别是标准、规程规范的颁布、修订和作废信息）、识别并决定是否受控，若不作受控管理，应作为资料处理。并对受控技术文件有效性实施确认，以保证文件有效和适用。

4文件发放
4.1文件发放范围由计量标准负责人确定，并经计量管理部门责人批准后执行。文件发放范围应确保受控文件在需要的场所都能得到。
4.2文件资料管理员按批准的发放范围制定“文件发放(领用)登记表”，由文件领用人签收。
4.3向法定管理机构、认证/认可机构提交文件时，也要办理发放手续，一般由业务承办人签收。
4.4文件资料管理员每年底对所发放的文件进行一次清查，并编制下一年度“有效文件控制清单”。

5文件更改
5.1文件更改时，由更改申请人应填写“文件更改申请单”，说明更改的理由和内容，必要时提供更改依据，经负有该文件批准职责的人员审批后，由原文件起草者或被指定者进行更改，若由被指定者进行更改时，更改者应获得编制文件的相关背景资料。
5.2文件的更改分为：划改、换页、换版等形式。在文件再版前，若采用划改或换页方式更改文件，应在“文件更改申请单”中注明更改方式，并在更改记录栏进行标识。
5.3更改文件涉及换页、换版时，文件资料管理员按“文件发放(领用)登记表”收回旧文件后再发放新文件，并保留所有文件实施更改的记录。

6文件作废
6.1文件因换版、不适用、过期等原因作废后，由文件资料管理员对作废文件实施控制。
6.2文件资料管理员按文件发放记录，及时从文件使用场所收回作废文件，以防止误用。对需要保留的作废的文件应加盖“作废”印章，妥善保存。
6.3不须保留的作废文件由文件资料管理员登记后，经业务室负责人批准后销毁。

7文件的借阅和复制
7.1文件资料管理员负责文件借阅、借阅登记和收回。复制、借阅文件需经计量管理部门负责人批准。
借阅者应在指定日期归还。复制者应登记编号。
7.2文件的母版不得借阅，防止丢失或损坏。

8文件的保存
8.1 任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰、易于识别。
8.2 受控文件及母版应在文件发布后，由文件编制/更改者及时交业务室文件资料管理员存档，以电子形式存在的文件应进行备份。
8.3 执行本制度所形成的质量记录，由文件资料管理员按《记录的控制程序》整理归档。

执行本制度所形成的质量记录，由文件资料管理员按《记录的控制程序》整理归档