测量体系文件控制程序应怎么编写？

我们单位有好几个体系在运行，是共同使用一个文件控制程序，可总感觉有点乱，规定的不是台清楚，那位有文件控制程序、发上来参考一下，谢谢

自己个人认为还是分开的好，每个体系都编写一套体系文件，这样有个好处，就是不会乱，并且针对性强，比较容易编写体系文件，如果混在一起的话，体系文件要适应各个体系，那样的话，是很复杂的。

文件控制程序要去在各个体系要求基本是一样的，个人认为统一编制，但注明适用的范围及特例

质量、测量、环境、职业技术安全及其他管理体系都有文件控制要求，但只有质量管理体系对文件控制的要求高一些，多体系运行时，按质量管理体系的要求来控制文件较好。

发一个计量所的文件控制程序供参考
文件控制程序

1 目的
对文件进行有效的控制，确保相关部门及时得到并使用文件的有效版本。
2 范围
适用于与质量体系有关的内部文件和外部文件的控制。
3 职责
3.1 综合业务室负责文件的保存、发放、回收、销毁并做好相关质量记录。
3.2 所长负责文件的发放范围及质量手册和程序文件的批准，并负责对现有体系文件进行定期评审。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4 工作程序
4.1文件的分类
本所文件分为以下几类：
a) 质量手册：包括分支文件41个。
b) 程序文件：共有程序文件26个。
c) 作业指导书：操作规程及检定系统框图共18个文件。
d) 记录：包括各种质量记录和检定、校准和检测原始记录
e) 技术文件：包括检定规程、技术规范、国家标准等。
f) 其他支持性文件：包括法律、法规及上级文件等。
4.2 文件的编号
4.2.1质量手册编号为LCJL01-2007，其分支文件编号为LCJL01-×××-2007。
4.2.2 程序文件的编号为LCJL02-×××-2007。
4.2.3 作业指导书的编号为LCJL03-×××-2007。
4.2.4记录的编号为 LCJL04 - ×××-2007，其中质量记录的编号为   LCJL04-0××-2007，检定、校准和检测原始记录编号为LCJL04-1××-2007。
4.2.5技术文件的编号为 LCJL05 - ×××-2007，其中检定规程的编号为LCJL05-0××-2007，技术规范、国家标准LCJL05-1××-2007。
4.2.6 其他支持性文件的编号为LCJL06-×××-2007。

注：1. 0××、1××、2××为从001、101、201开始的流水号。
               2. 文件版本采用A、B、C、D……的方式。
3. 文件修改次数采用0、1、2、3……的方式。

4.3 文件的编号与审批
4.3.1 质量手册、程序文件由综合业务室负责编写，副所长审核，所长审批。
4.3.2 操作程序、检定系统框图由专业检定、检测站编写，专业检定、检测站站长审核，副所长批准。
4.3.3 质量记录由综合业务室编制，检定、校准和检测原始记录由检校人员根据检定规程、技术规范的要求编制。
4.4 文件的发放
综合业务室应在文件上注明发放编号、发放日期，加盖“受控文件”印章。文件领用者应在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上签字。
4.5文件的更改
4.5.1 文件需要更改时，申请者填写LCJL04-005-2007《文件更改申请》，经原审批者批准后方可进行。
4.5.2 更改者将更改后的正稿及相应的LCJL04-005-2007《文件更改申请》交综合业务室，由综合业务室对文件进行统一变更。
4.5.3 文件变更后，由综合业务室进行发放，收回相应的作废文件，并在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上登记。
4.5.4 文件的更改可采用划改或用更改页替换作废页的形式进行。
4.5.5 文件经一定次数的更改后，由所长批准后应重新换版。
4.6 文件的领用
4.6.1 当因文件丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、认证机构、授权机关等）而需要领用时，由申请者填写LCJL04-006-2007《文件领用申请》，经副所长批准后方可领用。
4.6.2 因破损而重新领用的新文件，发放号不变，并收回相应旧文件。

4.6.3 因丢失而补发的文件，应给予新的发放号，并注明丢失文件的发放号失效。
4.6.4 提供给顾客、认证机构、授权机关的文件，应加盖“非受控文件”印章。
4.6.5 文件的领用与收回均应在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上登记签字。
4.7 文件的保存及销毁
4.7.1 所有文件的原稿由综合业务室统一保存，各部门负责保存相关带有受控标识的文件。文件应有序的加以保存，以便存取和查阅。
4.7.2 综合业务室负责编制并及时更新LCJL04-002-2007《文件最新状况一览表》，以反映文件版本的最新状况。
4.7.3 作废文件如有他用，其原稿应加盖“作废文件”印章，保存于综合业务室。
4.7.4 其于作废文件由综合业务室收集后统一销毁。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 综合业务室由专人负责订购相关国家计量检定规程、技术规范、国家标准的最新版本，统一编号管理，并编制LCJL04-003-2007《现用国家检定规程、技术规范一览表》。
4.8.2 有关法律、法规、上级文件，均由综合业务室编号保存。
4.8.3 所有外来文件均由综合业务室编制LCJL04-007-2007《外来文件清单》，领用时均应填写LCJL04-006-2007《文件领用申请》，并在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上签字。
4.9 文件管理
4.9.1 综合业务室编制LCJL04-001-2007《文件控制台帐》，对文件进行统一管理。
4.9.2 本所文件以书面形式为准，存在电子媒体中的文件，不作为执行的依据。
4.9.3 任何人不得在受控文件上乱涂抹、乱划改，禁止未经批准的外借、
复制受控文件，确保文件的清晰、整洁、完好和安全。

4.9.4 综合业务室每三个月对文件进行一次全面检查，检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。
4.9.5 当本所的内部运作及外部法律、法规、规范、标准变更时，应及时更改相应的质量体系文件。
4.9.6 每年三月份由所长组织对现有质量体系文件进行评审，必要时予以修订。
4.9.7 记录的管理执行所管理标准LCJL02-003-2007《记录管理程序》。
5 相关支持性文件
5.1 LCJL02-003-2007《记录管理程序》。
6 相关质量记录
6.1 LCJL04-001-2007《文件控制台帐》。
6.2 LCJL04-002-2007《文件最新状况一览表》。
6.3 LCJL04-003-2007《现用国家检定规程、技术规范一览表》。
6.4 LCJL04-004-2007《文件收发登记表》。
6.5 LCJL04-005-2007《文件更改申请》。
6.6 LCJL04-006-2007《文件领用申请》。
6.7 LCJL04-007-2007《外来文件清单》。

几个体系共用一个比较好，这样公司文件管理的一致性比较好

我人为应该分开写,我们公司是这样的

回复 5# 梅计


    谢谢了

当前各种管理体系认证越来越多，质量管理体系、安全和职业健康管理体系、环境管理体系、测量管理体系、……，不一而举。每个管理体系都保持完整的一套文件体系，显然会让文件的执行部门和人员不知所然，降低工作效率。因此还是建立“积木块式”的文件体系为好。对于各管理体系的共同要求，由企业管理部门归口制定，例如文件管理、记录管理、内部审核、管理评审、方针目标、顾客满意度、纠正/预防措施，等等。各体系特殊要求由企管部门授权各主管部门归口组织制定。共用的基础管理文件和各体系特殊文件可以根据本体系的具体要求加以引用，从而搭建本管理体系的完整体系文件。

是一定要分开的，不是应该分开。懂不懂的，不懂就和公司说我不懂的，要培训。

发表点小建议，我觉得文件控制程序使用一个好，因为需要控制的内容大致相同，只要档案室能把所需要控制的东西分清楚，再给单位人多宣贯一下为什么需要进行质量体系管理，这样就更方便点。只要大家能理解，知道为什么需要文件控制程序，文件控制就会做得得心应手。

应该分开写,我们公司是这样的

回复 15# xb0202


    根据公司的情况而定，适合公司体系运行。我公司使用的是一套，把适用不同体系的范围写清楚，做好文件保管工作，应对不同体系检查能够搞清楚他们需要哪些资料。

对于测量来说，可以分开些，但最好相互融合，有两点需要注意：第一千万别相互矛盾，第二别太繁琐，在实际运行时完全可以做一遍，就符合好多体系要求了

回复 7# 梅计


    请问如果2008年版本的体系文件经过改版为2011年新版本，即质量手册内容有变更，是否程序文件、作业指导书都应有变动，改编为2011版本？
各种记录表格格式编号是否也应改为2011年？

回复 18# 程芳
是的，程序文件、作业指导书、各种记录表格格式编号等相关的体系文件都应改为2011版本。

回复 18# 程芳

　　我认为对于已经正在运行的各种管理体系，管理手册和程序文件就是“管理标准”。管理标准和技术标准的管理方式应该是大同小异的。每一个程序文件都是一个管理标准，有一个完整的文件编号（包括企业代号、文件类别代号、文件顺序号、文件分布年号和版本号），一个管理手册也是一个管理标准，同样有一个完整的文件编号，各个管理标准都是相互独立的。
　　如果管理手册由2008版更换为2011版，作为独立发布和存在的程序文件仍然可以使用2008版。只有涉及管理手册换版后，某项活动有重大变更，涉及该项活动的程序文件需要按新的管理手册要求加以换版。其它无修改内容的活动，其程序文件可以仍然使用原来的2008版本，而不必换版为2011版本。作为第三层次文件的作业指导书更是如此，作为仍然适用的记录当然也没有必要更换为2011版。这就像国家宪法如果发生换版，各子法规中只有不适应新宪法要求的需要换版，而能够适应新宪法要求的子法规可以继续有效，不必换版。作为成千上万的国务院各部门和全国各地方子法规更没有必要统一都更换为新的版本。在国家技术标准管理中，也不是因为某一个技术标准换版为2011版而把所有的技术标准都更改为2011版的，上世纪九十年代，甚至八十年代的技术标准目前仍然有效的仍然还有很多。

回复 20# 规矩湾锦苑


    技术机构遇到人员变动的情况是经常发生的，比如我们（质检所）这次遇到旧版本质量手册职责任命中的原有人员有的已经不再，岗位发生了变更，同时因为新颁布的手册编制依据中加进了新颁布的《食品检验机构资质认定评审准则》，但是对照起来，程序文件和作业指导书都没有什么大的变动，记录表示更是如此，如果把所有的文件子料统统改编为新的2011版本，总感觉没有多少现实意义，浪费纸张油墨，既不环保也不经济。但是之变动质量手册，但是质量手册提供总的质量管方针针和目标，如果其他的文件与之年代版本不一总有点“头齐脚不齐”的感觉，是否在原质量手册基础上不作改版，只加入2011年的“修改页”也可以？

另外哪些内容的变动才算大的变动，需要进行改版？

质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录四者之间的关系如何？是层层深入还是互为依据？

回复 21# 程芳

１体系文件的层次和关系
　　管理手册（也称质量手册）：属于决策层（最高领导层）管理的文件，相当于组织的“宪法”，是组织（单位或企业）的纲领性文件。管理手册为本单位某个管理体系的文件体系提供框架，提供给顾客和其它相关方以提高其对本单位产品和服务的信赖和认可。因此管理手册要回答顾客关心的的问题：体系覆盖范围；方针目标是什么；组织机构及管理职责；识别主要过程；描述实现这些过程管理的原则、目标和主要责任者。
　　程序文件：属于管理层管理的文件，相当于宪法下的各项“子法”，是各部门按照决策层的决策和管理手册的要求起草的管理文件，是对管理手册提到的过程（过程可以理解为工作）的具体落实。因此要具有很强的可操作性，要详细回答5W1H，即做什么？谁来做？什么时间做？在哪做？如何做？做到什么程度？当管理手册某个章节已经详细回答了某个活动的5W1H时，可以不再编制和发布指导该项活动的程序文件。
　　第三层次文件：属于执行层管理的文件，包括作业指导书、管理细则、作业规范、施工工艺、技术标准（技术标准也可以看作为第二层次的程序文件，看作为技术程序文件）等，相当于“地方法规”和“子法”下的基础法规，主要是解决程序文件如何在本部门实施的问题和程序文件描写不够具体的事项更加具体化。因此需要结合本部门的具体情况编制，比程序文件有更强的可操作性。当第二层次的程序文件的可操作性已经比较完美时，可以不再编制和发布第三层次文件。
　　记录：属于活动现场管理的文件，有的人亦称第四层次文件。记录首先是文件，操作者在进行某项活动（工作）时首先接触的是空白的记录表格，按照表格留下的空白地方的要求开展工作，此时记录就是文件。但是一旦操作者在空白记录上留下活动信息（即工作结果）后，这个记录就是证明操作者是否干了这项工作，该工作干得效果如何的“证据”了。所以记录具有文件和证据双重身份，显得更为重要。对记录的管理，必须在文件管理的全部要求基础上再增加证据管理的要求，例如填写、保存、查阅、保密、销毁等方面的具体要求。
　　另外还有一个专用文件，即质量目标。质量目标应该建立在组织的各个管理层次上，决策层、管理层和执行层都应该有自己的质量目标（注：质量目标泛指各个管理体系的工作目标，并不仅仅指狭义的质量工作的目标）。质量目标应该是层层分解，下层机构的质量目标必须确保上层机构质量目标的实现，并结合本部门实际情况增加本部门的工作目标。
２关于体系文件的修改和换版管理
　　改革开放期，机构的调整和人员的变动随时可能发生，这是正常的，因此文件的修订和换版也会随时随地。作为文件应该越是稳定越有利于实施，为了保持体系文件的与时俱进同时又要相对稳定，我认为原则上下述情况需要修订和换版：
　　①体系建立时依据的法规和标准发生变更和换版；
　　②组织的产品和服务项目发生重大变化，例如由机械制造业变为建材制造业等；
　　③组织机构和法人发生重大变化，需要新的法人确认原有体系文件的有效性，并且影响到体系文件相当多页次需要修改，此时不如干脆换版；
　　④若干个管理体系整合为一个管理体系时，原有的体系文件需要换版；
　　⑤第二方认证，即顾客认证要求换版时，根据顾客是关注焦点的原则，应该换版；
　　⑥部门职责发生调整时，涉及相关部门的管理手册有关章节利用文件修改管理规定进行修改，有关程序文件需要换版，其它文件保持不变；
　　⑦利用文件修改规定可以对文件作少量修改达到目标的，不必换版，但是如果修改次数过多的（比如超过了三次），为便于文件使用者使用文件，提高他们阅读文件的工作效率，最好还是换版；
　　⑧一套体系文件中，不同的文件有不同的文件号和版本号是正常的，这就像国家标准和某个标准族不一定都是同一个版本号一样，管理手册换版为2011版，程序文件里可能有2011版，可能有2007版，甚至有1998版并不奇怪。为了避免扯皮，应该把目前在用的各种版本文件及时列入2011年发布的“有效版本文件目录”中。“有效版本管理标准目录”和“有效版本技术标准目录”相当于本单位各种文件的“合格证”，分别由本单位主管管理工作和技术工作的最高领导人签发，其有效期可以定为三年或者五年，平时每年仅发布当年新发布、修订、换版、作废的文件清单即可。

回复 22# 规矩湾锦苑


规矩湾老师回答地很热心，很详细，在此又加深了一下印象。

回复 22# 规矩湾锦苑


    谢谢！非常赞，非常非常赞！

规矩湾锦苑 老师回答的非常专业，学习了