请问文件编号与受控号有什么区别?

请问文件编号与受控号有什么区别?文件的编号程序文件有规定,但受控号没有规定.如何编写受控号的?比如作业指导既有文件编号又有受控号,真不知如何是好.

1、文件编号是指文件的识别编号，通常按照文件的层次、类别等制定编号规则，可反映文件的种类、属性及版本；文件编号是唯一的，即所有部门、所有人使用的同一份文件的编号都是一个编号；
2、文件的受控号可反映文件的发放对象，通常受控号与发放单位、发放对象对应。可采用发放号作为受控号，也可使用盖带有受控号的受控章，不同部门或不同人使用的同一份文件的受控号是不同的；
3、受控号的给定可按部门、专业加序号，也可按发放人的代号等进行给定。

两者并不冲突，文件编号指的是可以表示文件类别的唯一性标识；受控编号并没有特殊规定，也可以是序列号，同一文件的不同版本其受控号也是不同的。

2楼的说法是正确的。
　　文件编号是唯一的，每一个检定规程和校准规范都有一个标准号，例如JJG573-2003；每发一个行政文件，也都有一个文件编号，例如“技监局量发〔1996〕138号”这就是文件编号。文件号同时包含了文件的版本号，文件编号后面的年号是版本号的一种。如果在同一年进行了两次换版，可以在年号后面加ABC加以区别。
　　受控号对于同一个文件却是按发出去的文件数量逐一编写的，并不唯一。发放号就是文件受控号的一种，编号方法各单位均不相同，最简单的就是流水号。例如有JJG573-2003文件18个，编号1的存档案室，编号2的发计量技术组，编号3的发压力检定站站长，编号4的发某某检定员，如此等等。

如楼上所说，那可不可以采用文件编号+数字的方式来作为受控号

5# yzjl3420646
建议最好不要搅在一起。文件编号就是文件编号，好比是一个人的身份证号，是唯一的。受控号是为了控制文件的去向，无论这个文件走到天涯海角，只要出现与他有关的事件，都必须随时可以找到他，好比是人员的出差登记手续，不可以在身份证号上随便再增加符号的。

虽然受控号可以是流水号，如果可能的话，我更愿意将不同文件的同一受控号发给同一个单位，这样更容易记忆和查找。

虽然受控号可以是流水号，如果可能的话，我更愿意将不同文件的同一受控号发给同一个单位，这样更容易记忆和查找。
张艳 发表于 2009-9-25 14:59

好主意，值得推荐！

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规矩湾锦苑 发表于 2009-9-25 21:32

不同文件会有同一受控号吗？

这不可能的。 8# 规矩湾锦苑

10# xqbljc
为什么不可能？请说说道理，呵呵。

两者并不冲突，文件编号指的是可以表示文件类别的唯一性标识；受控编号并没有特殊规定，也可以是序列号，同一文件的不同版本其受控号也是不同的。
说得对

8# 规矩湾锦苑


只要用execl做好索引不就好了么

同一内容的文件有唯一的编号。
受控号是在发放时为区分同一编号的文件另编的一个号码。
所以不同的文件有同一个受控号是可以的。如：
编号为GFJL 001-2009的文件，共发放5 份，你可以编受控号为1~5；1号发张三，2号发李4....
编号为GFJL 002-2009的文件，共发放5 份，你也可以编受控号为1~5后发放。

对于7楼的说法，我认为比较困难！比如质量技术科有的是文件管理，有的负责标准器管理，有的负责审批。一个受控号有一个专人负责，文件变更时需要联系保管人进行更改，如果只有一份文件会持续混乱！较难达到一对一的要求！（个人见解）

同意14楼的意见。也就是说，可以用流水号作为受控号。就像量具一样，卡尺有1、2、3……号，千分尺同样有1、2、3……号，这个流水号就是量具的受控号。量具还有品种的代号，品种的代号是一个品种只有一个号，就像文件的编号，是不能出现不同的文件用相同的号的。文件号＋受控号，就区别了每一个文件，无论是相同的或者不同的文件，就像量具的品种代号加流水号就确定了特指的每一件量具。有的单位量具还有使用区域的代号，形成了品种代号＋使用区域代号＋受控流水号，文件管理也可以仿照，即文件号＋使用区域号＋受控流水号。例如编号为GFJL 001-2009的文件，共向三个单位发放300份，三单位的代号分别为ABC。发单位1的文件为A1～A50；单位2发放量大，发单位2的文件为B51～B220；发单位3的为C221～C300。

两者并不冲突，文件编号指的是可以表示文件类别的唯一性标识；受控编号并没有特殊规定，也可以是序列号，同一文件的不同版本其受控号也是不同的。