.技术档案管理程序

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1 目的
对各项检测工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。
2 适用范围
适用于管理体系、质量控制和检测活动中的各种技术标准、规范、管理记录、技术记录、各部门间的往来技术文件和科技资料的归档管理等。
3 职责
3.l 综合室负负责各类技术文件、记录、资料的收集、编号、分类、登记、立卷、建档工作，并进行有效管理。
3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、预立卷。
3.3 质量技术管理室负责会同有关科室设计和统一管理记录、技术记录的格式及相关检测报告，做好管理体系活动与检测工作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。
3.4 质量负责人负责审批档案室保存档案的借阅和销纳。
3.5 各科室在管理体系活动与检测工作时，除按要求填写质量记录和技术记录外，必须做好各类记录的收集。
3.6 各科室兼职档案员负责本科室记录的整理、预立档和归档移交。
4 工作程序
4.1 技术档案的收集与归档。
4.1.1 本单位的记录、档案实行统一管理，均由档案室存档。
4.1.2 各科室的质量记录由本科室各岗位人员收集，记录和技术资料要定期收集、归档，原始记录随存档检测报告副本归档，每半年或一年办理完毕的技术文件、记录资料由各科室档案员收集和填写《档案资料(管理文件)交接清单》后，移交交档案室。
4.1.3 质量技术管理室负责管理体系文件、检测方法标准和技术规范等资料的收集和归档。
4.2 记录的保存和管理
4.2.1档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度---科室---保存期限分类法”或依据“评审准则要素分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。各类质量、技术活动记录如需保存一年以上的，均应形成档案，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。
4.2.2 各类档案应建立目录，存放有序，便于存取、检索和借阅；对破损的资料应进行必要的修补，保证档案的完整性；查（借）阅、复印档案按《保证公正性和保护客户机密及所有权的程序》执行；技术标准、技术图书等按《文件控制和管理程序》执行。
4.2.3档案的保存年限由站档案员、质量技术管理室及有关科室负责人根据档案内容确定具体的保管期限：
（1）通常检测报告和检测原始记录档案保存10年。
（2）一般管理体系文件档案，保存6年，资质证书为永久保存；
（3）员工技术档案保存至该员工退休和调离；
（4）方法标准档案的保存期为失效后再延长3年；
（5）仪器设备和档案保存至设备报废。
4.2.4档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。
4.2.5 电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。
4.2.6 档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行分析统计，并提出档案管理的改进意见报质量负责人。
4.3 技术档案的借阅
4.3.1对档案的检索和借阅，一般需经相应质量负责人或综合室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，方可借阅本专业范围的业务档案，当质量负责人或综合室负责人不在时，对属于本科室移交的档案可由本科室负责人批准借阅。受控文件资料借阅按《文件控制和管理程序》执行。
4.3.2 外部人员查阅或拷贝档案，所有档案须经质量负责人批准,且只可就地查阅，不予外借。
4.3.3工作人员借阅档案资料应先提出申请，经批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。
4.3.4 图书和杂志的借阅按站“图书阅览室管理规定”执行。
4.4档案的清理、处置和销毁
4.4.1相关科室兼职档案员或负责人会同档案员对保存期满的档案进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案资料和记录销毁/留用申报审批表》报质量负责人审批同意后，由质管室监督销毁。
4.4.2 需保留的作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“作废”印章，由档案室保存。
5 支持性文件
5. l  CWB4.3-01-2007 《文件控制和管理程序》
5.2  CWB4.1-01-2007《保证公正性和保护客户机密及所有权的程序》
5.3  HJ/T 8.2-94 《环境保护档案管理规范 环境检测》
5.4 云南省环境检测中心站《管理规章汇编》（第三版）
5.5 国家档案局《关于机关档案和保管期限的规定》
6 质量记录
6.l CWB4.3-02-01  档案借阅登记
6.2 CWB4.3-02-02  档案资料(管理文件)交接清单
6.3 CWB4.3-02-03  查阅档案资料情况登记
6.4 CWB4.3-02-04  档案资料和记录销毁/留用申报审批表
6.5 CWB4.3-02-05  案卷目录（略）
6.6 CWB4.3-02-06  卷内目录（略）

[ 本帖最后由 cansey 于 2008-12-10 15:38 编辑 ]