县市级法定计量检定机构档案管理要点分析：中国计量17年...

                                                           县市级法定计量检定机构档案管理要点分析
                                     山东省海阳市检验检测中心   
计量档案管理是计量管理工作的重要组成部分。县市级基层单位面临的情况复杂，通过考核的计量标准数量较少，计量检定员每人身兼数职，需要为各种企业、事业单位提供及时的服务。计量档案在机构改革、人员变动等情况下显示出了重要的作用。由于机构改革的机遇，2014年底，原海阳市计量所划归为海阳市检验检测中心，过去开展的26项检定项目，需要重新获取“计量标准考核证书”（按JJF1033《计量标准考核规范》）以及“法定计量检定机构计量授权证书”(按JJF1069《法定计量机构考核规范》)，所经历的评审验收工作是相当繁重，这为我们加强档案管理带来了机遇。我们在计量档案管理工作中力争摸索出适应基层计量档案管理的模式和方法。半年后，最近在计量授权验收过程中，我们的计量档案管理工作取得的成绩受到了考核专家组的肯定和好评。现结合我们从事计量档案管理的实际情况谈几点体会。
1 抓好计量管理的基础工作是做好计量档案管理工作的根本保证
1.1 摸清家底，帐物相符。我们总结出的做法是落实“两张表”达到“五对应”：表一（计量标准器和主要配套设备一览表，见附表5，）；表二（测量设备履历表，见附表6）。五对应：一物（“仪器（或称设备）”实物）、一证（有资质的单位出具的计量仪器“检定证书” 或校准证书）、一编号（“仪器”实物的唯一编号）、一工作室（“仪器”安放的符合要求的工作室）、一人（仪器保管人，人员变动时进行交接签名）。
1.2做到两个“唯一”：任何一件或一套“仪器”都有唯一的编号，在仪器包装盒或仪器主体明显处粘贴蓝色的标签，有四项内容：统一编号、仪器（设备）名称、型号规格、本单位的全称，标签要采取防止脱落的措施，如用透明胶带封装标签；任何一个受控的技术文件都有唯一的编号（如果同一个文件，发放给多人时，在发放回收登记薄和文件上对应记录着有顺序的发放编号）。
1.3加强印章使用的管理：按程序文件的要求，存档文件加盖“存档” 章；下发的管理文件加盖“受控”章；存档文件过期作废了，需要保存时，盖“作废”章后仍然存档供参考）；原始记录的更改处加盖检定人员的“姓名”章；检定规程等重要文件加盖“国家计量检定规程、技术规范、标准和检验方法有效确认专用章”；检定证书、校准证书分别加盖检定专用“钢印”和“校准专用章”，定量包装商品检验报告加盖定量包装商品“检验专用章”和本单位行政“公章”。
1.4 加强原始记录的管理。做到从检验检测过程到出具计量检定（校准）证书，按国家计量检定规程的要求做好原始记录；任何文件的下发、回收、更改、销毁，都严格按程序要求，认真填写对应的登记表，并按时归档保存。
1.5 强化证书管理。《计量授权证书》 有效期为3年（或5年）、《计量标准考核证书》有效期为4年，“计量标准”对应的计量标准器或配套设备（单机）或标准物质（液体）的计量仪器“检定（或校准）证书”有效期分别为半年（如压力表）至5年（如标准物质），都要分类保管。因为考核规范规定“计量标准”到期后复查考核：必须提供《计量标准考核证书》有效期内计量标准器及主要配套设备的连续、有效的检定或校准证书复印件。
2计量档案管理工作中抓住以下要点
2.1建立标准的档案管理格式。
在档案管理中，我们注重强化基础工作，首先向档案管理先进单位取经，向档案管理部门请教。我们制定：“两本帐” （表1、表2）：档案归档登记、档案台账；“两个目录” （表3、表4）卷内文件目录、普通文件目录。做好这些工作，将档案管理的方法与本单位具体情况相结合，适应工作要求。附表1-4是在山东省一级档案室（方圆集团有限公司）的档案管理员帮助下，建立的几种表格表头格式供同行业参考。
2.2建立适应本单位管理的科学的档案分类方法：做到分类合理、符合程序文件的要求，适应上级和本部门的工作检查，查询的要求，内容有：1 质量手册；2 程序文件；3 技术文件；4 质量记录；5 外来文件；6 管理制度；7 设备档案；8 计量标准考核文件集；9  计量授权申请文件；10 证书管理；11 技术管理(具体分为:工作计划、监督检查记录、工作总结、人员培训管理等)；12 报告管理；13 印章管理；14 有关行政管理文件。
2.3计量管理档案应归档的重点内容：质量手册；程序文件；各种证书：检定（校准）证书（计量标准器及主要配套设备）、计量标准考核证书、海阳市社会公用计量标准证书、法定计量检定机构计量授权证书、检定员证书、内审员证书、定量包装检验员证书、计量认证证书；定期工作计划和总结；检定或校准证书备份及原始记录；计量人员培训计划和考核记录；计量标准管理：计量标准器及主要配套设备一览表、测量设备履历表、期间核查记录、计量标准的重复性试验记录、计量标准的稳定性考核记录、计量标准更换申报表、计量标准封存（或撤销）申报表；日常监督管理：监督员对各项具体工作的定期监督检查记录；定期的内部管理体系审核记录；定期或年度管理评审记录；国家计量检定规程、规范、标准和检验方法确认记录；仪器设备管理方面：采购申请、采购计划、货物验收情况表，维修计划和记录，仪器定期送检计划和实施记录；服务和供应品的采购和验收；等
2.4加强档案动态管理：我们摸索的动态档案管理法，做到随完成随归档，克服因年底档案堆积过多，造成丢失等问题。该方法简述如下：比如计量二科的工作总结作为一个动态案卷，半年总结、或年终总结会议结束，立即填写一份文件目录，附件为书面总结，目录底部由编制、审核人签名，即形成了一份完整的总结归档文件，卷内文件目录对应增加一行。
2.5培养管理人员热爱档案管理工作、刻苦钻研业务、对工作精益求精，是档案管理工作的重要保证。档案管理员要掌握档案管理的基础知识，如：合理选用档案盒或档案夹，在满足要求的前提条件下，力求降低成本；掌握档案管理技术，如长期存放的档案，不能用容易生锈的金属装订针封装等；做到防盗、防腐、防潮、防虫等。
2.6领导重视，建立完善的计量档案管理制度并持之以恒地执行。实践证明，领导是关键，只要领导重视，人力及财物资源等问题应刃而解；建立详细的满足管理要求的制度并认真执行是档案管理工作质量的有效保证。
实践证明：加强计量档案管理工作，会有利地促进计量管理工作质量和效率的提高。愿意与同行们共同探讨，互相帮助，共同提高，为促进计量工作而努力奋斗。

附表1（A4横向格式）：                 档  案  交  接  登  记 表

序号        文 件 编 号        题名（文件名称）        页号        责任者        文件形成时间        移交人签名        接收人签名        交接
时间        备注
                                                                       

附表2（A4横向格式）：               档      案      台      账
档案室号：      档案柜号：
案卷顺序号        文书处理号        案卷标题        案卷起止日期        卷内件数        卷内页数        保管人        备注
                                                       

附表3（A4纵向格式）：                       卷    内    文    件   目    录
案卷编号       
案卷名称       
序号        文件编号        文件名称        页号        责任者        时间        备注
                                               



附表4（A4纵向格式）：                           文     件     目     录
编  号       
标  题       
序号        文件编号        文 件 名 称        页号        责任者        时间        备注
                                               

附表5（A4横向格式）：       计量标准器及主要配套设备一览表
序号        计量标准   名称        编号        类别        名称        规格型号        测量范围        不确定度或准确度等级或最大允许误差        制造厂及出厂编号        检定证书编号        检定或校准机构        检定或校准日期        有效期至        存放工作室编号/名称
                                                                                                       



附表6（A4纵向格式）：
XXXXXX（单位全称）                                               XXXXXX.X.X.X.X（受控文件代号）
      测  量  设  备  履  历 表
编号：XXXXXX.XX-X.X.X
测量设备名称        XXXX        设备编号        X.X.X
型号规格        XX-XXXX        测量范围        XX-XXXX
不确定度
或准确度等级
或最大允许误差            XX等级        设备原值（元）        XXXXX
制造厂        XXXXXXXXXXXX
出厂编号        XXX        出厂日期        XXXX.XX        启用日期        XXXX-XX
检   定（或校准）   情  况
序号        年 月 日        周期（年）        机构名称        结论        证书编号
1        XXXX.X.X        1        XXXXXXXXX        XXXX        X检字第XXXXXXXX号
2                                       
3                                       
4                                       
5                                       
保管人员更换情况
序号        存放工作室        原保管人        接收人        接收日期        经手人
        编 号        名 称                               
1        XXXX        XXX                XXX        201X.X.XX       
2                                               
3                                               
备注        附件：共计X个
其中：型号为XX共X个       

该文发表于《中国计量》杂志2017年第12期实验室管理专栏

你是海阳计量所？

是的，2015年现在合并到海阳市检验检测中心。

yt3236649 发表于 2018-1-23 20:48
是的，2015年现在合并到海阳市检验检测中心。

我福山的，去年去过你们那里参观。

yt3236649 发表于 2018-1-23 16:25
该文发表于《中国计量》杂志2017年第12期实验室管理专栏

不错不错  我想请教一个不相干的问题
这种管理类的文章  发表了以后  能不能像论文一样作为职称评审的评分依据

可以作为申报技术职务的论文。

yt3236649 发表于 2018-1-24 11:05
可以作为申报技术职务的论文。

好的 谢谢
刚好最近也有一点感悟，也要为副高着手做准备了

yt3236649 发表于 2018-1-23 16:25
该文发表于《中国计量》杂志2017年第12期实验室管理专栏

很遗憾，中国计量不是核心期刊，只能算国家级刊物。

呵呵！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！