论体系建立与运行中的体系文件控制管理

论体系建立与运行中的体系文件控制管理

黑龙江省伊春市质量技术监督局  张文志

发布时间：2008-5-29

　　一、问题的提出
　　体系文件的有效控制管理，是体系有效运行的基础保证。笔者发现，有相当一部分机构在体系建设时，体系文件控制管理方法不科学，指导性不强，文件管理混乱、受控文件得不到有效控制、失效文件得不到及时更新、修改和废止，文件流失和误用失效文件的事件时有发生。这些问题影响了体系的运行质量，因此有必要对体系文件的控制管理进行规范和加强。

　　二、体系文件的控制管理对体系运行的影响
　　1.体系文件的控制管理将影响体系所用文件的符合性和有效性。体系的建立，要求将整个体系文件化，一般包括指导性体系文件和记录性体系文件两大类
　　指导性体系文件如管理手册、程序文件等是体系文件的核心，它描述了机构的性质、组成、宗旨、目标、任务、资源配置、部门(人)职责和联系等要素，并规定了进行每项工作所必要的依据、责任部门(人)、资源和具体程序；记录性体系文件是对机构体系运行情况的真实记载，它记录了每项工作从计划部署到实施、检查、改进、问效、完成的全过程，是机构按体系文件要求运行的证明文件。所以，如果在索取和制定指导性体系文件和记录性体系文件时，不结合机构的实际情况，不遵守体系文件控制管理程序，就会使指导性体系文件和记录性体系文件与机构的实际不符，失去指导意义，达不到真实准确记载体系运行情况的目的，对整个体系的运行质量和完善效果将产生不良影响。
　　2.体系文件控制管理的符合性将影响指导性体系文件的指导效果
　　
不同机构的内部情况是各不相同的，从机构的性质、组成、资源配置到目标任务的确定都存在着很大差异，在制定指导性体系文件时，必须以机构的实际情况和体系建立的具体要求为出发点，既求形式上的规范化，更求内容上的实用化；既求整体要求的全面性，亦求具体要求的可操作性，使指导性体系文件具有切合实际的指导作用，否则将使指导性体系文件的指导效果大打折扣。
　　3.体系文件控制管理的有效性将影响体系运行的各个环节
　　在体系文件的索取与制定环节，要求机构适时有效地索取体系运行所必须的指导性、政策性外来文件(如政策法规、标准、规范等)，作为体系运行的指导性体系文件，要求机构适时有效地结合机构实际制定体系内部的指导性体系文件(如管理手册、程序文件等)。在体系文件的审核确认环节，要求机构的领导层根据实用性原则，对索取和制定的体系文件进行筛选和审核，对符合条件的予以确认并批准实施，纳入机构体系文件范围。在体系文件的归档环节，要求机构的责任者结合本机构档案的组成特点，对体系文件进行分类编码、归档备案，并做好保密工作。在体系文件的使用、完善和处理环节，要求机构严格按照程序的规定使用和完善体系文件，及时处理废止文件。

　　三、怎样有效地进行体系文件的控制管理
　　1.确定体系文件控制管理责任部门(人)及其职责
　　该项工作是体系文件控制管理的前提条件之一。体系文件控制管理是一项业务性强、繁琐而细致的工作，需要配备具有一定业务能力、责任心、工作耐心细致的人员，并赋予其相应职权。机构可根据现有人员职务、业务能力取向、工作特点等条件，选择适合该项工作的比较优秀的人员担当此任，并根据机构人员的整体布局来确定其职责。如果机构的规模较大，也可设置或指派相应部门专管或兼管此项工作。
　　2.确定文件化的体系文件控制管理程序
　　文件化的体系文件控制管理程序是机构进行体系文件控制管理的重要依据和另一前提，机构必须在资源条件允许的情况下，根据自己体系文件组成的特点制定该程序。该程序一般包括以下几方面:(1)程序的目的和适用范围，简要阐述制定程序的目的和该程序在机构中的适用范围。(2)确定责任部门(人)和职责。(3)从文件索取和制定的范围、原则、方法、过程等方面提出规定和要求。(4)对文件的意见征集、审核确认和批准实施过程和方法提出规定和要求。(5)确定体系文件的分类编码、归档备案原则和方法，对体系文件的保密提出规定和要求。(6)确定体系文件使用及修改的原则和方法。(7)确定体系文件废止及销毁的原则和方法。
　　体系文件控制管理程序制定完成后，由机构的管理层征求机构相关人员的意见，结合意见修改、补充和完善后进行审核确认，无误后批准实施。
　　3.严格按照程序文件的规定进行体系文件的控制管理，在实践中不断完善程序内容
　　体系文件控制管理程序批准实施后，关键是将其应用到体系的运行当中去，并不断予以完善，使机构的每名成员真正了解并在工作中严格遵守此程序。为此，机构应当经常组织相关人员认真学习该程序；责任部门(人)严格按程序控制管理体系文件及时做好记录的记载；机构领导层及时收集反馈来的意见，适时组织相关人员对该程序进行修订，以求逐步完善。