计量检测体系文件管理程序

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计量检测体系文件管理程序

1、目的

对测量控制体系所要求的文件进行控制，确保公司测量控制体系有效运行。

2、适用范围

本程序适用于对公司测量控制体系文件所需文件的控制。

3、职责

3.1 总经理负责批准发布计量手册。

3.2 管理者代表负责组织编写计量手册和程序文件，审核计量手册，批准测量控制体系程序文件。

3.3 品管部负责组织公司的测量设备自校规程、试验规范、测量作业指导书、记录表式的编制和更改控制，负责收集测量控制体系有关的外来文件。

4、工作程序

4.1 测量控制体系文件的分类

按体系文件的层次，可分为三个层次。

a) A层次为计量手册；

b) B层次为计量检测体系程序文件；

c) C层次为其他计量文件，包括自校规程、试验规范、作业指导书等。

4.2 按文件的来源，可分为公司计量行政文件、公司计量检测体系文件和外来文件：

4.2.1 公司计量行政文件包括：公司对计量组织和管理者代表的任命文件、授权计量人员的文件、对公司员工就计量检测体系奖罚处理的文件等。

4.2.2 公司计量检测体系包括：计量手册、程序文件、自编的校准规程、试验规范、测量作业指导书、记录表式等。

4.2.3 外来文件包括：计量法律、法规，有关计量的国际标准、国家标准、行业标准、国家计量检定规程及来自各供方和顾客提供的计量文件。

4.3计量行政文件的控制

公司的计量行政文件由行政管理部门按行政文件的管理方法进行控制。

4.4 文件编号：

4.4.1根据《文件编号方法》进行文件的编号。

4.3 文件标识：

4.3.1 公司编制的文件，其文件标识由以下内容组成：
a、本公司名称；
b、文件名称；
c、文件编号；
d、文件修订状态。
4.3.2 文件名称由文件编制人员在文件提交审核前确定，文件名称应与文件内容相一致；

4.3.3 文件编号由文件管理部门在文件提交审核时确定；
4.3.4 文件修订状态由文件管理部门在文件提交审核时确定；
4.3.5 文件修订状态由版本号和修订次数组成，其中版本号按英文大写字母A、B、C……依次排列，修订次数按0、1、2、3……数字顺序排列。
4.5 文件编制：
4.5.1 计量方针、计量目标、计量手册、计量程序文件由管理者代表负责组织各部门编制；

4.5.2 产品设计文件、工艺文件由研发部负责组织技术人员编制；

4.5.3 检验文件、产品标准由品管部负责组织本部门技术人员编制；

4.5.4 体系运行作业指导书的编制由各部门按相应过程控制程序文件规定进行。

4.6 文件审批：

4.6.1 计量方针、计量目标、计量手册由管理者代表审核，总经理批准；

4.6.2 程序文件由主管该过程部门经理审核，该过程涉及到的其它主要部门经理会签，管理者代表批准；

4.6.3 体系运行作业指导书由编制部门经理审核，管理者代表批准；

4.7 文件复制：

4.7.1 计量管理体系文件、计量行政文件、外来文件经审批同意后，由总经办负责复制；

4.7.2 文件复制数量按分发数量加一份存档控制；
4.7.3 文件管理员在复制前对照原件原稿校对，确保文件打印无误；

4.8 文件登记、归档：

4.8.1 文件管理部门在文件复制后，按文件类别登记《受控文件登记表》；

4.8.2 《受控文件登记表》包括：

a． 序号；

b．文件编号；

c．文件名称；

d．修订状态；

e．编制部门；

f．审批人；

g．日期；

h．档案号。

4.8.3 文件管理员负责把文件原稿和一份打印件存档。

4.9 文件发放、领用：

4.9.1 文件审批完成后，由文件管理部门根据文件使用的实际需要确定分发范围；

4.9.2 文件复制、登记完成后，由文件管理员按已确定的分发范围进行发放、登记《文件/资料发放登记表》；

4.9.3 《文件/资料发放登记表》按每一个文件单独登记，其内容包括：

a．序号；

b．文件名称；

c．文件编号；

d．版次；

e．分发号；

f．领用人；

g．领用数量；

h．领用时间。

4.9.4 因工作需要领用文件时，由领用人填写《领料单》经部门经理确认，文件管理部门经理批准后办理。

4.10 文件保管：

4.10.1 文件管理员负责存档文件的保管，按档案号分类存放，存贮条件应满足防潮、防晒、防雨淋、防火及防虫害要求；
4.10.2 各部门文件使用人员负责领用文件的保管，不得随意在文件上涂改及私自外借，保持文件清晰、完整、易于识别和检索；
4.11 文件查/借阅：
4.11.1 公司内部人员因工作需要跨部门查/借阅文件时，应事先征得部门主管同意，方可查/借阅；
4.11.2 公司内部人员因工作需要查/借阅存档文件时，应填写《文件查/借阅登记表》，经文件管理部门批准后查/借阅；
4.11.3 公司外部人员按合同规定查/借阅公司文件时，填写《文件查/借阅登记表》由公司陪同人员陪同查/借阅。

4.12 文件更改：

4.12.1 文件需更改时，由文件更改申请人填写《文件更改申请表》注明文件名称、编号、更改理由、更改内容等；

4.12.2《文件更改申请表》由原文件审核部门审核后，交授权人员批准；

4.12.3 文件更改审批完成后由文件管理部门实施文件更改；

4.12.4 文件更改后，文件管理员在《受控文件登记表》上做相应的登记。

4.13 作废文件控制：

4.13.1 作废文件由文件管理员负责收回；

4.13.2 作废文件由文件管理员在文件首页盖“作废”章；

4.13.3 作废文件需留存时，由文件管理员在文件首页另盖“作废留用”章；

4.13.4 作废文件无保存价值时，由文件管理员提出处置申请，填写《文件处置申请单》，经文件管理部门经理同意后处置，并由文件管理员填写《文件/资料销毁记录表》；
4.13.5 属机密性质文件，采用销毁方式处置，非保密性质文件，由文件管理员在作废文件的每页上加盖“作废”章，用于起草文件草稿。
5、相关文件
5.1 《记录控制程序》……………………………………………………………HX/QP02
5.2 《文件编号方法》…………………………………………………………HX/QMS01

6、相关记录

6.2 《文件/资料发放登记表》……………………………………………HX/QR01-01

6.4 《文件查/借阅登记表》………………………………………………HX/QR01-02

6.5 《文件更改申请表》……………………………………………………HX/QR01-03

6.6 《文件处置申请单》……………………………………………………HX/QR01-04

6.7 《文件/资料销毁记录表》……………………………………………HX/QR01-05

6.8 《受控文件登记表》……………………………………………………HX/QR01-06

6.9 《领料单》…………………………………………………………………HX/QR01-07

[ 本帖最后由 duomeiti 于 2008-5-11 03:10 编辑 ]